Casi siempre la discusión empieza igual. Alguien pide presupuesto para equipar un proyecto nuevo, finanzas ve la cifra de comprar 1, 5, 10, 15, 30 computadores y pregunta si no sería mejor alquilarlos. Del otro lado, TI responde que alquilar sale más caro a la larga. Los dos tienen algo de razón, y por eso la decisión se queda dando vueltas durante semanas.
La respuesta rara vez es «siempre alquilar» o «siempre comprar». Depende de cuánto tiempo va a usar los equipos y de cuántos costos invisibles está dejando por fuera de la cuenta. Aquí te
explicamos cómo hacerla bien.
El error de comparar solo precios
Lo más común es poner lado a lado el valor de un computador nuevo y el valor mensual de un alquiler. Con esa comparación, comprar casi siempre parece ganar. Pero el precio de compra es apenas el primer renglón de lo que realmente cuesta tener un equipo.
Lo que se suma cuando compra:
- El valor del equipo y, si lo financia, los intereses.
- Las licencias de software que haya que adquirir o renovar.
- El mantenimiento y las reparaciones, y el tiempo del técnico que las atiende.
- El almacenamiento, si los equipos quedan guardados entre un uso y otro.
- La depreciación. Un computador pierde valor desde el día que sale de la caja.
- La obsolescencia. A los pocos años, un equipo que costó bastante ya no sirve para para nuevas tareas o funcionalidades.
- El costo de deshacerse de él al final: venderlo, donarlo o gestionarlo como residuo electrónico.
Lo que normalmente incluye un alquiler corporativo:
- El equipo ya configurado.
- Soporte técnico durante el periodo de Alquiler.
- Reemplazo del equipo o de partes por si algo falla.
- La devolución, sin que usted tenga que resolver qué hacer con los equipos después.
Si compara el costo total de cada opción durante el tiempo real de uso, el resultado cambia bastante.
La pregunta que lo decide casi todo: ¿cuánto tiempo se van a usar?
Esta es la regla más útil y no necesita fórmulas complicadas.
Alquilar tiene más sentido cuando el uso es temporal o intermitente. Una capacitación de dos días, un proyecto de tres meses, una temporada alta, una feria, un proceso de selección masivo, contrataciones de personal temporal, contratistas, vendedores para el área comercial. Son necesidades que aparecen, se cumplen y desaparecen. O que no tienen un tiempo estipulado de permanencia en la empresa.
Preguntas que siempre debes hacerte si consideras comprar computadores:
¿Es adecuado para la empresa gastar el dinero en la compra de computadores?, Sobre todo si ese dinero, lo puedo direccionar mejor en la compra de materia prima o de insumos esenciales que van con mi core de negocio, y a futuro me pueden generar mas ventas y/o mas clientes para que la empresa que lidero salga adelante
Una cuenta sencilla que se debe hacer con el equipo financiero
Toma una hoja y responde estas cinco preguntas:
- ¿Cuántos equipos necesita?
- ¿Por cuántos días, semanas o meses los va a usar? Sea realista, no optimista.
- ¿Qué pasará con ellos cuando termine? Si la respuesta es «quedarán guardados» o «no sabemos», ya tiene una señal.
- ¿Quién los va a configurar, mantener y reparar? Póngale un costo a ese tiempo, aunque sea interno.
- ¿Qué tan rápido cambia la tecnología que necesita? Si en dos años el equipo se queda corto, la compra pierde atractivo.
Después, compare el costo total de alquilar durante ese periodo contra el costo total de comprar, sumando todo lo que enumeramos arriba. No contra el precio de un equipo, sino contra el costo de tenerlo y después sacarlo de su operación.
Cuatro escenarios, tres respuestas distintas
Taller de dos días con 40 participantes.
Alquilar, sin discusión. Comprar cuarenta equipos para eso sería absurdo. Si está organizando algo así, tenemos una guía práctica para montar eventos y conferencias con equipos alquilados que le ahorrará varios dolores de cabeza.
Proyecto de seis meses con quince personas adicionales.
Alquilar suele ganar, sobre todo si no tiene claro que esas personas continúen después. Se evita quedarse con equipos sobrantes.
Equipamiento del personal fijo de la oficina.
Comprar, normalmente. Es uso diario, por años, y la inversión se amortiza.
Empresa en crecimiento que abre sede nueva.
Depende. Muchas empresas alquilan durante los primeros meses mientras validan la operación, y compran cuando ya saben cuántos puestos van a mantener.
Lo que no se ve en un Excel cuando se decide alquilar un equipo
Hay ventajas del alquiler que no entran en una hoja de cálculo pero pesan en la práctica:
Flexibilidad. Si el proyecto crece, suma equipos. Si se cancela, no se queda con la inversión.
Menos carga para su equipo de TI. No tiene que alistar, instalar, transportar ni reparar. Ese tiempo vuelve a su gente.
Equipos homogéneos. Misma configuración, mismo software, menos imprevistos.
Respaldo inmediato. Si algo falla, le cambian el equipo. Con equipos propios, es usted quien debe resolver.
Y la compra también tiene sus ventajas reales: control total, personalización sin restricciones y un activo que sigue en su balance. No se trata de que una opción sea buena y la otra mala, sino de usar cada una donde corresponde.
Cuándo no conviene alquilar…
Para ser justos: si necesita equipos todos los días, durante años, con configuraciones muy específicas de su operación, y tiene capacidad interna para mantenerlos, comprar probablemente sea la mejor opción. Un proveedor honesto se lo dirá así.
Qué mirar si decide alquilar
Antes de contratar, conviene tener claro lo siguiente:
- Que las características técnicas de los equipos correspondan a lo que se va a hacer.
- Si el soporte técnico es presencial o solo remoto.
- Cómo son la entrega y la recogida, y con qué anticipación hay que reservar.
- Qué pasa con la información que se maneje en los equipos al devolverlos.
- Qué condiciones aplican si un equipo se daña o se pierde.
- Si puede ajustar la cantidad o el plazo sobre la marcha.
- Facilidades para repotenciar equipos o cambiar por mas potentes.
Tenga todo por escrito antes de empezar.
Si la cuenta le da a favor del alquiler
En Digital TIC ofrecemos alquiler de computadores en Cali para empresas, instituciones y eventos corporativos, además de tablets y videobeams, con planes por días, semanas o meses y soporte técnico incluido. Si ya tiene claras las cantidades y las fechas, cuéntenos y creamos una cotización a la medida de tu proyecto.
¿Todavía está haciendo números? Escríbanos con lo que sabe hasta ahora (cuántos equipos, cuánto tiempo, para qué) y le ayudamos a ver si le conviene alquilar o si en su caso es mejor comprar.